Bemandingsplan

Bemandingsplan er et enkelt, fokuseret værktøj til at lægge vagt- og bemandingsplaner i afdelinger med faste fremmødedage og stationer – f.eks. borgerservice, ydelse, jobcenter eller biblioteker.

I dag ligger planen typisk i et regneark, som én leder vedligeholder manuelt. Hver uge skal ferie, kompetencer, åbningstider og vagtbytter gå op i en højere enhed, og hver ændring udløser ny koordinering, nye versioner og mails frem og tilbage. Det koster lederen timer hver uge, og planen er sjældent helt opdateret.

Bemandingsplan overtager det arbejde. Lederen sætter rammerne op én gang – stationer, åbningstider, vagttyper og kompetence krav – og systemet lægger planen, fordeler vagterne retfærdigt og holder den ved lige, når virkeligheden ændrer sig.

Mellem regnearket og de store vagtplansystemer

De store vagtplansystemer er bygget til døgndrift med overenskomsttolkning, hviletidsregler og lønintegration. Det er tungt og dyrt for en afdeling, der grundlæggende bare skal have bemandingen til at gå op i åbningstiden. Bemandingsplan er bevidst holdt simpelt og løser den konkrete opgave – og kun den.

Det betyder også, at der ikke er noget implementeringsprojekt. Ingen integrationer, ingen konsulentforløb, ingen lang opstartsfase. Lederen opretter selv afdelingen, stationerne og medarbejderne, og de fleste er kørende med en færdig plan inden for en halv time.

Værktøjet kan blandt andet:

• Fordele vagter automatisk og retfærdigt – også hen over måneden, så den samme medarbejder ikke altid ender med de mindre populære vagter

• Håndtere vagttyper, åbningstider og faste fremmødedage

• Tage højde for ferie, fravær og personlige hensyn

• Styre kompetencer, så kun kvalificerede medarbejdere sættes på bestemte opgaver – f.eks. pasbehandling eller stort kørekort

• Sende planen direkte til medarbejdernes Outlook-kalender, så den altid er opdateret

• Lade medarbejderne bytte vagter indbyrdes via en intern byttebørs, der automatisk opdaterer planen

Udbyttet

For lederen: planlægningen går fra timers manuelt puslespil til minutters kontrol. For medarbejderen: klarhed over, hvor og hvornår man skal møde – og mulighed for selv at rykke rundt uden at gå gennem lederen.