Danske jobcentre spiller en vigtig rolle i samfundet, men det er ofte overset, hvor meget tid og ressourcer de bruger på at håndtere aktindsigtsanmodninger. I en mellemstor kommune modtager jobcentret dagligt fire til fem anmodninger om aktindsigt, som omfatter dokumenter og journaler vedrørende bl.a. fleksjob og førtidspension. Forvaltningsloven giver kommunerne syv arbejdsdage til at besvare sådanne anmodninger, hvilket kan være en udfordrende opgave.
I Dataproces er vi eksperter i at behandle data trygt og sikkert – samtidig med at vi minimerer tidsforbruget i arbejdsopgaven
I Dataproces er vi eksperter i at skabe værdi med data. Vi har siden 2012 arbejdet med at behandle personfølsomt data og sikre at dette ikke kommer i de forkerte hænder. Samt behandle og bearbejde data på tværs med det formål at højne kvaliteten i kommunernes daglige arbejde.
Til at håndtere den stigende kompleksitet på aktindsigtsområdet har vi udviklet vores løsning REVIEW, der effektiviserer arbejdet med aktindsigtsopgaven, minimerer risikoen for databrud og for den enkelte sagsbehandler højner trygheden i arbejdet med personfølsomme data. I det følgende kan du blive klogere på hvordan vores løsning skaber værdi med data i jobcenteret i Hjørring Kommune.
Med Review har Hjørring Kommune opnået en højere sikkerhed og fået et lavere tidsforbrug på aktindsigtsopgaven
Ligesom mange andre jobcentre anvender jobcenteret i Hjørring Kommune mange fagsystemer, der hjælper med at finde relevante dokumenter og journaler, men systemerne mangler funktionalitet til at identificere og beskytte følsomme oplysninger. Det er afgørende at sikre, at aktindsigtsanmodere ikke får adgang til personhenførbare oplysninger om andre borgere. Risikoen for lækager er til stede, da aktindsigter kan indeholde oplysninger om børn eller tidligere ægtefæller på grund af tidligere manglende adskillelse mellem beskæftigelsesindsatsen og ydelsesområdet.
Desuden er der notater, der vurderer borgeres ret til ydelser eller job- eller aktivitetsparathed, hvor sagsbehandleres vurderinger kan indeholde oplysninger om andre borgeres støtte og involvering i familien. Lægeoplysninger bruges også til at vurdere borgeres arbejdsevne og livssituation.
I det digitale samfund er beskyttelse af følsomme oplysninger afgørende, især når jobcentrene arbejder med sårbare borgere. Tidspresset og mængden af aktindsigtsanmodninger øger risikoen for menneskelige fejl i behandlingen af store mængder tekst, hvilket udgør en betydelig udfordring.
Hjørring Kommune er en af de kommuner, som har haft fokus på aktindsigtsopgaven i Jobcentret. Både i forhold til at spare tid på opgaven og på at højne sikkerhedsniveauet i behandlingen af de mange dokumenter med følsomme oplysninger.
For et par år siden besluttede kommunen at implementere Dataproces' værktøj, REVIEW, der muliggør en nem og sikker behandling af aktindsigtsanmodninger. Denne ændring har gjort en stor forskel i Jobcentrets arbejde med aktindsigt.
”Det er blevet meget nemmere nu og det sparer en hel masse tid for os, der sidder og behandler aktindsigtsanmodninger,” siger Kathe Larsen, der er administrativ medarbejder i Jobcenter Hjørring.
Hun uddyber og forklarer om omfanget af opgaven og det administrative maskineri, der før skulle sættes i gang, når jobcentret modtog en aktindsigtsanmodning.
”Før REVIEW var det os administrative, der modtog anmodningerne. Derefter samlede vi alle sagsakter sammen, for så at sende dem til sagsbehandlerne, der skulle tjekke dem igennem. Når de havde gjort det, sendte de det tilbage til os, og så sendte vi aktindsigten afsted. På den måde tog det sin tid at få lavet en aktindsigt. Det var ret omfattende,” fortæller Kathe Larsen.
Med implementeringen af REVIEW er tidsforbruget betydeligt reduceret. Tidligere kunne det tage 5-7 dage at håndtere en anmodning om aktindsigt, på grund af de komplekse processer og involverede parter. Nu tager det som regel kun et par timer. REVIEW har spillet en vigtig rolle i markant at reducere behandlingstiden.
”Man skal ikke sidde og tjekke igennem manuelt længere. Før kunne man godt stirre sig lidt blind og hvis der var rigtig mange sider, blev man næsten helt firkantet i øjnene, når man skulle sikre, at der ikke var et forkert CPR-nummer et eller andet sted. Nu bruger vi meget mindre tid på sagsakter - og det er dejligt. Aktindsigter fylder bare mindre nu,” siger Kathe Larsen med et smil.
Hun sætter også ord på, hvordan REVIEW har været med til at højne sikkerheden omkring de mange følsomme oplysninger.
”Det er også blevet mere sikkert. Der er ikke den samme frygt for, at der kommer noget med ud, der ikke skal ud,” fortæller hun.
Du kan læse mere om Hjørrings erfaringer med REVIEW i deres kundecase, som du finder her.
Bliv klogere på REVIEW
Opgaven med aktindsigt kan være tung i de enkelte forvaltninger. Håndteringen af anmodninger om aktindsigt er en betydelig udfordring, der kræver både tid og omhyggelighed for at sikre beskyttelsen af følsomme oplysninger.
REVIEW er skræddersyet til at hjælpe med aktindsigten i de danske kommuner. Systemet er skabt for at spare tid, øge trygheden i arbejdet og sikre en ensartet og høj kvalitet.
Kunne du tænke dig at vide mere REVIEW kan du læse med her. Du skal heller ikke tøve med at kontakte vores forretningspartner Mads Winther Nielsen på 25 55 19 43 eller MAW@dataproces.dk. Mads er altid klar på en uforpligtende snak, for at afklare hvordan REVIEW kan hjælpe jer og hvilke moduler, der er relevante for præcis jeres afdeling.
